Ultimus流程化采購招投標系統以BPM平臺為基礎，圍繞客戶核心業務流程，通過采購與招投標所有環節――采購申請、招標信息發布、開標、供應商報價、中標、合同簽訂、到貨入庫、財務付款等的信息化，實現全程數據記錄及人員操作可控可查，大幅減輕采購人員的負擔，降低采購成本，提升企業采購、招標管理的規范性和效率化。

　　同時，方案符合招標過程“公開、公平、公正、透明”的需求，利于完善企業現行的招投標管理制度。

　　一、傳統管理方式的困難

　　1.采購效率低、周期長

　　企業對供應商的選擇及與供應商之間的報價、形成訂單、收發貨、對賬等信息溝通量大，傳統郵件、傳真手工操作效率低、易出錯，過程流轉慢，無法滿足市場需求的快速變化，無法實現企業高效運作。

　　2.招投標不規范、不透明

　　采購過程人為可操作度大，缺少聯合競價，招投標常導致采購成本無法有效壓縮，效率不高導致采購管理成本居高不下。

　　3.采購信息不對稱、風險認知難

　　采、供雙方信息不對稱，常導致缺料待工和計劃外庫存；供應商不能實時的獲取招標信息，缺少采購流程實時的全程業務跟蹤，無法及時應對意外變化。

　　4. 管理混亂、缺少統一管理

　　缺少統一的供應商注冊、認證、評估管理體系，難以實現供應商的后備管理、優化管理。

　　二、系統應用

　　1.門戶搭建――內部管理門戶和供應商門戶

　　Ultimus流程化采購招投標管理平臺可以根據角色為用戶搭建符合其工作需要的信息門戶――內部管理門戶和采購門戶。

　　內部管理門戶可以實現透明化、精細化管理；采購門戶可以規范采購過程，壓縮采購成本，確保采購質量。

　　門戶的搭建為企業員工和供應商提供了個性化的匯總信息，同時也搭建了供應商與企業業務系統之間的溝通橋梁。

　　2.三大管理功能模塊

　　（1）采購管理

　　◆采購申請與審批

　　采購員填寫采購申請和采購物料明細，經負責人審批后，可向供應商發布采購招標信息。

　　◆合同審核與簽訂

　　確定中標供應商之后，采購人員發起合同審批流程，并提交審批，審批通過后即可簽訂合同。

　　◆到貨驗收入庫

　　采購入庫流程由采購人員發起后，到貨時進行質檢，質檢合格后進行入庫登記。每次入庫完成后，通過接口將入庫信息傳入到ERP中。

　　◆財務付款申請與審核

　　采購人員發起付款申請流程，提交給相關領導審批，財務人員收到審核通過的付款申請，進行付款操作。

　　（2）供應商管理

　　◆供應商信息維護：

　　供應商申請注冊，注冊成功后維護供應商詳細資料，存入ERP，自動生成供應商編號。企業會根據需求給相應供應商發送采購咨訊，供應商也可通過門戶實時共享企業的信息。

　　◆供應商評級

　　建立良好的供應商評估體系對供應商優勝劣汰，有利于幫助企業挑選更優質的供應商。通過多維度的供應商評估體系縱向對單個供應商進行評估，橫向對多個供應商評估結果進行比較分析。

　　（3）招投標管理

　　當前，企業進行項目采購，招標環節一般采用詢比價、競價、招投標等常見招投標方式，Ultimus流程化采購招投標系統可以滿足用戶多樣化的招標需求，用戶可以根據自身的采購計劃和采購內容需求，自定義招標方式，在平臺基礎上構建個性化的招投標業務流程模式。

　　招投標流程圖

　　◆公開招標

　　一般而言，招標單位執行公開招標，主要包括如下環節：確定招投標項目（立項）――招標（制定招標計劃、文件）――報名及資格預審――投標――開標――唱標――評標――定標――中標公告――合同簽訂。

　　◆詢比價采購

　　◆招標采購

　　采購公開招標提供比價和競價兩種報價方式，更加靈活，大程度的壓低采購成本，增加交易透明度。

　　◆中標

　　經過了激烈的比價和競價環節，企業在中標審批流程結束后，就可以通過平臺發布項目中標公告，供應商可在相應門戶中查看自己的中標信息。

　　三、價值體現

　　1.對企業價值的體現在：

　　◆建立供應商基礎資料，對供應商統計分析，進行等級評價，有利于公司選擇合格優質的供應商；

　　◆統一的招標要求、標準的質檢流程，能夠確保采購質量；

　　◆系統中的進行比價/競價的招標方式，能夠更有效的壓低采購價格；

　　◆采購需求部門及時提交采購需求，了解采購進度，更加利于生產安排；

　　2.對供應商價值的體現在：

　　◆使供應商有了統一的入口系統，建立了統一的信息處理平臺；

　　◆供應商商能夠及時了解公司發布的通知信息、招標信息、中標信息等，減少溝通，提高效率；

　　◆供應商可以進行訂單追溯，統計分析歷史記錄，方便與公司核對業務往來，減小工作量，◆提高工作效率。

　　四、典型客戶見證

　　為順應企業發展的需要，醫療器械行業的翹楚――新華醫療采購了Ultimus 流程化采購招投標管理系統，解決了從采購申請、招投標、合同簽訂、到貨付款等所有環節的完整采購過程的管理問題，未來，該平臺系統會為越來越多的企業解決發展瓶頸問題。