思文檔管理知識-減少不必要的溝通障礙

項目文檔管理，是指在一個系統(軟件)項目開發進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常，文檔管理在項目開發中不是很受重視，當發現其重要性時，往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂，問題產生后無據可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關重要的作用，其關鍵性不容忽視。

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一個項目組織在進行一些想法的溝通時，由于個人知識結構的不同、所處的地位立場不同等原因也會導致對一個想法的終實現方案的認知上存在差異，終落實到方案上也會有所不同，通過一個書面的文檔可以將每個人的認知形成一個統一的認知，減少不必要的溝通障礙。同時明確的文檔也可以給參與者更多思考的空間。

為了達到一個好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現實的項目管理過程中也確實存在了大量的文檔，每個人都認為文檔是重要的，但是當真正文檔到來的時候又開始困擾了，會不自覺的有些厭煩和無從下手。做文檔的過程是辛苦的，更是麻煩的，原來幾句話的事情在有了文檔以后變得異常麻煩，需要對應好格式，需要不同人員的審核和認可，難免就會覺得麻煩；而在自己做完文檔以后發現可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文檔不知道到哪里去找，不同的文檔說法不統一，等等諸如此類的問題讓使用者無從下手。

　　思文檔管理知識是一款適用于中小型企業的項目資料管理軟件，主要功能包括元數據管理、項目文檔模板、項目文檔安全管理、項目文檔目錄管理以及項目文檔版本變。

功能介紹：

元數據管理
元數據指的是數據倉庫的數據,包括:數據結構、數據部署、數據流、質量變量等。在項目管理應用中，通常都會用到元數據，比如文檔名稱的規范，產品的規格等。企業不同,需求也不同。SiAng元數據管理類型多,并且可自定義,可滿足任何需求。
項目文檔模板
項目文檔管理系統中支持模板自定義，分為2種不同的類。一種是文檔模板，一種是表單模板。文檔模板可以添加word、excel 等模板，表單模板可以添加html、htm等模板。

項目文檔安全管理
SIANG項目文檔管理系統通過人員、角色、部門三個維度來控制項目文檔的權限，具有10多種不同的權限，包括瀏覽、新增、修改、刪除、預覽等，針對文檔類別管理采用集中授權，針對具體文檔采用分散授權。通過集中授權和分散授權結合的方式，確保訪問的靈活性和便捷性。上傳后的文檔，系統自動轉換成flash格式，文檔在預覽時就不會被復制。保證文檔安全。
項目文檔目錄管理
SIANG項目文檔管理系統支持無限層次的文件夾和子文件夾結構，支持完整的組織結構和人員信息管理，支持用戶批量導入功能，同一用戶可以加入多個部門，可構建任何緯度的組織結構。
系統支持對文件夾進行安全設置，權限包括：不可見、瀏覽、讀取、打印、下載、修改等10種權限。保證文檔不會被不正確的修改或者刪除。
支持針對不同文件夾區別設置文件元數據，用戶上傳文檔系統自動給文檔添加元數據，如“日期”、“流水號”等。用戶還可以給文檔添加各種不同的擴展屬性。
項目文檔版本變
管理員可以自定義工作流模板，支持工作流的自動觸發，如上傳文檔自動觸發工作流程審核
支持委托人審核，加急審核
審核過程中可以附帶自定義表單，具有退回、未通過、變更審核人、終止流程等功能
可視化流程設計，通過查看流程進度，清晰掌握流程的每一步
系統在流程的各個階段會以消息的方式通知審核人
審核完成后可以根據模板設置自動進行規定動作，如文檔審核完成后自動歸檔到指定的文件目錄下
流程結束后可以查看那相關的流程記錄情況

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